Event planning | O nuntă perfectă e rezultatul colaborării armonioase între membrii echipei care croșetează un eveniment de asemenea anvergură. Iar succesul nu se obține fără o comunicare impecabilă.
Inventarul personalului implicat.
Una dintre problemele frecvente ale mirilor este că nu înțeleg ce personal participă din punct de vedere organizatoric și logistic. Cine este responsabil pe fiecare segment? Cu cine ar trebui să țină legătura în procesul de organizare a nunții? Răspunsul este amplu: în funcție de pachetul discutat și antamat cu organizatorul de nunți, sunt două variante: ca agenția de event planning să acopere absolut toate aspectele logistice sau să ofere doar parțial consiliere. În cea de-a doua situație, mai frecventă decât s-ar
crede, sau în cazul în care mirii își doresc insistent să aibă control asupra tuturor aspectelor organizatorice, ei trebuie să discute cu fiecare pion principal din sistemul pus în mișcare: cu coordonatorul de evenimente sau șeful de sală al restaurantului ales, cu muzicienii și restul entertainerilor, cu designerul floral, cu furnizorii de accesorii (place card-uri, invitații, mărturii etc.), cu echipa foto/video. Așadar, se înțelege de la sine că acești specialiști din toate sectoarele de activitate, în frunte cu agenția de evenimente, trebuie să comunice impecabil pentru a elimina carențele premergătoare evenimentului și pentru a interveni în timp util în cazul în care vreuna dintre verigile lanțului întâmpină dificultăți. Domeniul de activitate al fiecărui departament se suprapune – cel puțin temporal activității colegilor săi. Prin urmare, comunicarea frecventă, coerentă și fără ambiguități este esențială. Un exemplu clasic în acest sens este timing ul între ceremonia religioasă și petrecerea de nuntă. De multe ori, mirii aleg să fixeze ora ceremoniei la 16:00 și petrecerea la 20:00. Pentru ei, socoteala este perfectă: slujba se termină în aproximativ o oră, iar ei au timp suficient pentru a se reîmprospăta înainte de petrecere și, eventual, pentru o ședință foto alături de oamenii cei mai importanți care le stau alături în această zi specială.
Din păcate, socoteala de la biserică nu se potrivește cu cea de la restaurant: invitații, în special cei din alte orașe, care și-au rezervat întreg weekendul pentru acest eveniment, pleacă de la biserică direct la restaurant și ajung cu două, trei ore înainte de începerea petrecerii. Mirii nu sunt acolo să-i întâmpine.
Designerul floral aranjează decorațiunile chiar în acest interval și nu mai devreme, pentru a putea garanta prospețimea florilor și aspectul impecabil al aranjamentelor. Coordonatorul de eveniment verifică mesele și oferă ultimele indicații pentru finisaje. Șampania este pusă la rece pentru a avea temperatura optimă pentru servire la ora 20:00 – nu mai devreme și nu mai târziu. Candybarul este montat tot în acest interval orar; nu mai devreme, pentru că se riscă alterarea prăjiturilor, și cu siguranță nu mai târziu, după sosirea invitaților. Iar lista continuă…
Doua ore…
Ultimele două ore înaintea unui eveniment sunt absolut vitale pentru organizare și este indispensabilă alocarea lor pentru toate aceste manevre „tehnice“ ale evenimentului. 70-80% din pregătiri se desfășoară cu o oră sau maximum două înainte de venirea invitaților. Orice organizator de nunți vă va spune că prima expirație relaxată pentru toți cei din această branșă vine abia după primul dans al mirilor și nicio secundă mai devreme.
În acest context, cel al timingului necalculat împreună cu întreaga echipă de event planning ce participă la organizarea evenimentului, eșecul nunții este aproape asigurat, indiferent cât de bine s-a legat totul după aceste două ore vitale. Invitații care au stat pe la uși între cununia religioasă și începerea petrecerii nu-și vor aminti nimic altceva legat de acest eveniment. Nici cea mai bună mâncare sau muzică, nici cele mai frumoase decorațiuni și nici cel mai spectaculos tort de nuntă nu vor reuși să le rămână la fel de bine întipărite în minte precum impresia negativă a celor două ore de așteptare, derută, disconfort, timpi morți.
Comunicarea este și de această dată fermentul fermecat: în situația fericită în care coordonatorul de eveniment a fost anunțat că există probabilitatea ca o parte din invitați să sosească mai devreme, el va propune primirea acestora într-o manieră potrivită, după normele unei ospitalități firești.
Mirii, factori de decizie sau de confuzie?
În întreg acest lanț de organizare, cel mai important element nu-l reprezintă organizatorii sau furnizorii / firma de event planning. Ei știu de cele mai multe ori să-și facă treaba foarte bine.
Singurii care pot trimite evenimentul „la bal sau la spital“ sunt chiar mirii. Și asta, pentru că ei se află în fruntea piramidei decizionale. Dacă cei doi nu oferă libertate și putere de decizie echipei pe care au angajat-o, ziua evenimentului se poate transforma în cele mai stresante 24 de ore din viața lor.
În cazul lipsei de comunicare, flexibilitate și/sau înțelegere, mirii vor încerca să schimbe regulile casei în ultimul moment. Ceea ce ar putea părea un detaliu insignifiant, pentru un ochi fără experiență, se poate transforma într-o catastrofă, căci profesioniștii implicați s-au străduit să conceapă totul precum un mecanism elvețian.
În secunda în care se face un pas mărunt în afara programului și regulilor prestabilite, organizatorul sau coordonatorul nu mai poate garanta pentru serviciile sale, desfășurătorul evenimentului e în primejdie să intre în colaps, pe principiul dominoului.
Doar în cazul fericit în care li se transferă puterea decizională vor reuși, cel mai probabil, să improvizeze și să rezolve situația.
O mireasă furată cu jumătate de oră mai mult decât a fost stabilit poate da peste cap programul muzical. Artiștii care au, de obicei, mai multe evenimente într-o seară vor fi nevoiți să stea fie mai mult, fie mai puțin. Sarmalele vor fi aduse fix când sârba zornăie mai tare. Nuntașii se vor plictisi, vor ieși la plimbare, vor lăsa în urmă o sală goală, iar petrecerea se va fi terminat înainte de vreme.
Concluzia.
Respectarea orarului nunții este extrem de importantă. Iar dacă nu este posibil, atunci împuternicirea echipei este o variantă aproape la fel de bună. Respectul pentru munca celuilalt și comunicarea clară sunt ingrediente de succes. Munca fiecărui membru al echipei este la fel de importantă – nimeni nu este mai prejos decât colegul său.
O echipă profesionistă și unită, căreia i se cere, dar mai ales, i se permite să-și facă treaba cât știe de bine, nu poate da greș cu un eveniment! Pur și simplu nu se poate, nu s-a văzut, nu există!
